Newsletter Nummer 2 vom 02.04.2020

Inhaltsübersicht:

  • Danke für Ihre Unterstützung
  • FAQs liefern alle aktuellen Regelungen auf einen Blick
  • Gremien im Sommersemester 2020
  • Verschiebung der Personalratswahlen 2020
  • Informationen zur Arbeitszeit in der Zeit im Homeoffice / Hinweise AIDA
  • Informationen zur Krankmeldung
  • Informationen zu Fortbildungen / Inhouse-Schulungen
  • Tipps für das Arbeiten im Homeoffice (Teil 1)
  • Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) bietet erweiterten Dienst

Danke für Ihre Unterstützung
Wir freuen uns, Newsletter Nummer 2 mit einer positiven Meldung beginnen zu können: Die zahlreichen Neuregelungen im Zusammenhang mit der Campusschließung werden bis auf wenige Ausnahmen eingehalten. Liebe Kolleginnen und Kollegen, wir bedanken uns an dieser Stelle ganz herzlich dafür bei Ihnen.

FAQs liefern alle aktuellen Regelungen auf einen Blick
Unter dem Link hs-fulda.de/corona-newsletter stellen wir Ihnen ab sofort eine FAQ-Liste online zur Verfügung. Sie bündelt die bislang über das Intranet sowie sämtliche über die Newsletter kommunizierten Regelungen. Wichtige Antworten zu Organisations- und Arbeitsabläufen finden Sie als FAQ aufbereitet, darüber hinaus noch einmal alle Newsletter in einem Archiv. Die Seite ist für alle Beschäftigten abrufbar, unabhängig davon, ob ein VPN-Zugang zum Hochschulnetz zur Verfügung steht. Damit wollen wir sicherstellen, dass wir Sie alle auf dem Laufenden halten und bei Fragen schnell und unkompliziert unterstützen können. Bitte beachten Sie: Die FAQs stehen zwar im Internet zur Verfügung, sind aber ausschließlich über den oben genannten Link zu erreichen.

Gremien im Sommersemester 2020
Der Gremienkalender der Hochschule Fulda für das Sommersemester 2020 wird so weit wie möglich beibehalten.

Die FBR-Sitzungen am 15.04.2020 werden dementsprechend nicht verschoben und sollten als Video- oder Telefonkonferenzen stattfinden. Unter Beachtung von § 6 Abs. 8 der Geschäftsordnung für die Gremien können zu einzelnen Tagesordnungspunkten auch Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erfolgen. Es empfiehlt sich grundsätzlich, bei der Tagesordnung den Fokus auf nicht verschiebbare bzw. prioritär zu behandelnde Themen zu legen. Für die Durchführung von Videokonferenzen prüft das Rechenzentrum zurzeit, welche Alternativen neben dem DFN-Konferenzdienst Pexip angeboten werden können. Der DFN-Konferenzdienst Adobe Connect ist aktuell bereits deutlich überlastet. Wir informieren Sie, sobald Ergebnisse vorliegen. Die Dekanate erhalten weitere Hinweise zur Organisation der FBR-Sitzungen per E-Mail, insbesondere zur Sicherstellung der Hochschulöffentlichkeit. Informationen zu Wahlen ergehen gesondert zu gegebener Zeit.

Für Gremiensitzungen (einschl. Sitzungen von Berufungskommissionen) ab dem 20.04.2020 stellen wir uns derzeit ebenfalls auf die Durchführung von Videokonferenzen bzw. Beschlussfassungen im Umlaufverfahren ein. In Einzelfällen und in Abhängigkeit von den zu behandelnden Themen werden Sitzungen von Präsidiumskommissionen ggf. auf das Wintersemester verschoben. Die jeweiligen Gremienmitglieder werden zum konkreten Vorgehen rechtzeitig benachrichtigt.

Verschiebung der Personalratswahlen 2020
Die für den 05. und 06.05.2020 geplanten Personalvertretungswahlen werden verschoben. Grundlage dafür ist das vom Hessischen Landtag am 24.03.2020 beschlossene Gesetz zur Verschiebung der Personalratswahlen 2020 in der Fassung der Landtagsdrucksache 20/2566 sowie ein dazu vom Hessischen Ministerium des Innern und für Sport erarbeiteter Erlass.

Das bedeutet:

  • Die bisherigen Personalvertretungen bleiben sämtlich über den 31.05.2020 hinaus im Amt, längstens bis zum 31.05.2021.
  • Die aktuellen Wahlvorstände stellen die Arbeit vollständig ein. Dies gilt für die örtlichen Personalräte, Gesamt-, Bezirks- und Hauptpersonalräte wie auch die Jugend- und Auszubildendenvertretungen auf allen Ebenen.
  • Spätester möglicher Wahlzeitraum für neue Wahlen ist nach dem Gesetz der Mai 2021.
  • Für die neuen Wahlen sind zu gegebener Zeit neue Wahlvorstände zu berufen.
  • Der Wahlvorstand (Katja Richter, Ruth Babel & Dr. Sebastian Mehl) und der Personalrat bedanken sich bei allen, die ihre Bereitschaft zu einer Kandidatur bereits zugesagt hatten.

Informationen zur Arbeitszeit in der Zeit im Homeoffice / Hinweise AIDA
Gerne möchten wir Sie noch einmal darauf hinweisen, dass es für die Arbeit, die mobil von zuhause aus erfolgt, keine Zeiterfassung gibt. Ggf. sollten jetzt auch Überstunden abgebaut werden. Bis auf Weiteres werden die durchschnittlichen Arbeitszeiten (Sollarbeitszeiten) pauschal gutgeschrieben. Telearbeitende müssen in der Zeit vom 18.03. bis 17.04.2020 keine Arbeitszeitkorrekturbögen einreichen. Die Gutschrift der individuellen Sollarbeitszeit in AIDA wird zeitnah durch die Abteilung Personalmanagement vorgenommen. Sollten Sie in der o.g. Zeit Gleittage nehmen wollen, senden Sie eine E-Mail je nach Zuständigkeit an Sarah Perplies oder Sylke Kuntze und setzen Ihre Vorgesetzte* in Cc. Für bereits genehmigte Gleittage gilt analog der Urlaubsregelung, dass diese grundsätzlich zu nehmen sind.

Informationen zur Krankmeldung
Alle Beschäftigten melden sich im Falle einer Erkrankung wie bisher am ersten Tag der Erkrankung vor Beginn der Kernarbeitszeit bzw. Arbeitszeit per E-Mail an krankmeldung(at)verw.hs-fulda.de krank. Bis zum 30.04.2020 wird erst ab dem 8. Kalendertag die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt. Der Wiedereintritt nach der Arbeitsunfähigkeit ist PM wie gewohnt per E-Mail an krankmeldung(at)verw.hs-fulda.de mitzuteilen.

Informationen zu Fortbildungen / Inhouse-Schulungen
Bis zum 30.04.2020 finden keine Fortbildungsveranstaltungen des Landes Hessen statt. Folglich müssen auch wir unsere geplanten Inhouse-Schulungen absagen. Wir bedauern dies sehr und werden versuchen, die betreffenden Schulungen Ende des Jahres 2020 nachzuholen. Sobald die Nachholtermine feststehen, informieren wir Sie selbstverständlich. In der Zeit bis zum 30.04.2020 ist für Beschäftigte des Landes Hessens auch die Teilnahme an externen Fortbildungsveranstaltungen untersagt. Die Teilnahme an den jeweiligen Veranstaltungen ist abzusagen.

In dieser besonderen Situation bietet Ihnen E-Learning eine gute Alternative zur klassischen Fort- und Weiterbildung. Ab sofort können alle Mitarbeiter*innen der Hochschule Fulda auf LinkedIn Learning (ehemals Lynda oder video2brain) zugreifen. Wir freuen uns, Ihnen somit eine neue Möglichkeit des E-Learnings anbieten zu können. LinkedIn Learning ist eine umfangreiche E-Learning Datenbank mit mehr als 15.000 Kompakt-Tutorials und ausführlichen Kursen aus den Themenbereichen Business, Technik & IT und Kreativität. Einen Einstieg in die E-Learning Datenbank könnte bspw. die Reihe "Erfolgreich im Home Office arbeiten" bieten (zu finden über die Suche).

Nähere Informationen zur Registrierung und Anmeldung sowie zu weiteren E-Learning Angeboten haben wir für Sie im Intranet zusammengestellt. Testen Sie beispielsweise auch unsere Speexx Online-Englischkurse, die E-Learnings der ZFH oder die Herdt-Campus Plattform. Sollten Sie keinen Zugang zum Intranet haben, melden Sie sich gerne bei Johanna Kramer (-1204). Sie lässt Ihnen Informationen rund um unsere E-Learning Angebote gerne per E-Mail zukommen oder unterstützt telefonisch.

Tipps für das Arbeiten im Homeoffice (Teil 1)
In den vergangenen zwei Wochen konzentrierten sich unsere Empfehlungen an der Hochschule darauf, die Gesundheit der Beschäftigten und Studierenden sicher zu stellen. Inzwischen sind keine Studierenden mehr auf dem Campus, in Präsenz arbeiten nur die Kernteams der Fachbereiche, Zentralen Einrichtungen und Abteilungen und die Mehrheit von Ihnen arbeitet im Homeoffice. Unter Homeoffice verstehen wir in diesem Zusammenhang sowohl die Arbeit am eingerichteten Telearbeitsplatz als auch das mobile Arbeiten. Die Kolleg*innen des Rechenzentrums, unterstützt aus den Fachbereichen, konnten zahlreiche Beschäftigte mit Computern, Smartphones und anderer Technik ausstatten.

Nun will auch das richtige Arbeiten im Homeoffice „gelernt“ sein. Hier nun einige gängige Tipps, um im Homeoffice gut und vor allem gesund arbeiten zu können:

1. Vereinbaren Sie verbindliche Zeiten
Auf diese Weise vermeiden Sie nicht nur Enttäuschung bei Anrufenden, die Sie nicht erreichen, sondern Sie verhindern auch, dass Sie zu „Unzeiten“ angerufen werden.

2. Bleiben Sie in Bewegung
Auch wenn der Weg zu/von der Arbeit entfällt, stellen Sie ausreichend Bewegung sicher. Sofern es innerhalb der Vorgaben zu Corona-Zeiten möglich ist, gehen Sie auch mal an die frische Luft. Ergänzend sind auch Work-Outs am Arbeitsplatz sinnvoll.

3. Nutzen Sie auch Telefon und Videokonferenzen
Auch wenn der Großteil der Kommunikation über E-Mail laufen wird, sollten Sie nicht gänzlich auf Telefonate und Videokonferenzen verzichten. Es ist wichtig, dass man auch weiterhin mit den Kolleginnen und Kollegen „im Gespräch“ bleibt. Häufig lassen sich so auch Missverständnisse vermeiden oder ausräumen.

4. Sorgen Sie für ausreichend Pausen
Kurze Pausen können sowohl produktiv als auch als gesundheitsförderlich sein. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu lange in einer Haltung verharren.

5. Ziehen Sie sich an, als gingen Sie zur Arbeit
Der Wechsel zwischen „Arbeitskleidung“ und „Freizeitkleidung“ hilft Ihnen bei der Strukturierung des Tagesablaufs. Nicht zuletzt wird so auch in den eigenen vier Wänden die Trennung von Arbeit und Freizeit unterstützt.

(Tipps in Anlehnung an Coronavirus: Five ways to work well from home)

In den folgenden Tagen werden wir Ihnen weitere Anregungen zum Arbeiten im Homeoffice zukommen lassen, u.a. zum effektiven Arbeiten und zur IT-Nutzung.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) bietet erweiterten Dienst
Das BEM spricht üblicherweise Mitarbeitende an, die länger als sechs Wochen erkrankt sind. Darüber hinaus besteht aber auch die Möglichkeit, sich aus eigener Initiative an die BEM-Beauftragte zu wenden, wenn Gesprächsbedarf besteht. Die Gespräche laufen derzeit über Telefon und Videochat. Bei Bedarf schreiben Sie bitte zwecks Terminvereinbarung eine E-Mail an anke.schaefer(at)sk.hs-fulda.de.