Wahlbekanntmachung

1. In diesem Wintersemester sind zu wählen:

   5 Studierende in den Senat

   je 4 Studierende in die Fachbereichsräte AI, ET, LT, Oe, GW, SK, SW und W

   19 Studierende in das Studierendenparlament

   die Fachschaftsräte der Fachbereiche AI, ET, LT, Oe, GW, SK, SW und W

2.    Die Wahlen finden als elektronische Wahlen online statt.

Der Wahlvorstand hat den Wahltermin festgelegt auf

Dienstag, 23. Januar 2024, 12.00 Uhr bis Dienstag, 06. Februar 2024, 12.00 Uhr

Gewählt wird über die persönlichen Accounts in horstl. Weitere Infos zur Durchführung der Wahl werden zu gegebener Zeit in horstl, im Intranet, auf der Homepage und den social media bekannt gegeben.

3. Wahlvorschläge sind einzureichen bis

Donnerstag, 14. Dezember 2023, 12.00 Uhr

bei Frau Reith (Geb. 42, Raum 205) per E-Mail an hochschulwahlen(at)hs-fulda.de 

Die Wahlvorschlagslisten sind auf der Homepage der HFD unter "Hochschulwahlen" und unter "Studium - Wegweister A-Z - Wahlen", sowie im Intranet erhältlich.

4. Das Wählerverzeichnis wird in der Zeit

vom 12.12. bis 14.12.2023

während der allgemeinen Dienststunden bei Frau Reith offengelegt.

Bitte vereinbaren Sie ggf. einen Termin mit Frau Reith zur Einsichtnahme.
 
5. Die Amtszeit beginnt mit dem Sommersemester 2024 ab 1. April 2024. Die Dauer der Amtszeit beträgt bei Studierenden 1 Jahr.

gez.
Katharina Reith
Vorsitzende des Wahlvorstands

Verteiler: Intranet (News), Homepage, stud. Gremien über Gremien-E-Mail-Verteiler (Fachschaften, AStA, StuPa)

Voraussetzungen für die Online-Wahl

Benötigen die Wähler besondere Internetkenntnisse, um ihre Stimme mit POLYAS abzugeben?

Sie benötigen keine besonderen Internetkenntnisse, denn die Stimmabgabe mit POLYAS ist intuitiv gestaltet und die Wähler werden Schritt für Schritt durch die Online-Stimmabgabe geleitet. Das Online-Wahlsystem funktioniert als reine Internetanwendung in Ihrem Browser, wie eine Website.

Wenn die Wähler sich mit Ihren Zugangsdaten im POLYAS-Wahlsystem angemeldet haben, werden Sie in
fünf Schritten durch die Stimmabgabe geleitet.

Ist eine besondere Software notwendig, um das Online-Wahlsystem von POLYAS zu nutzen?

Wähler*innen benötigen keine besondere Software für die Online-Stimmabgabe. Ein Internetzugang sowie der Hochschulaccount für "horstl" sind ausreichend, um Ihre Stimme online mit POLYAS abzugeben.

Benötige ich einen bestimmten Browser, um meine Stimme online abzugeben?

Generell gilt, dass das POLYAS-Wahlsystem kompatibel mit allen gängigen Internetbrowsern ist. So kann Polyas die reibungslose Nutzung des POLYAS-Online-Wahlsystems mit folgenden Browsern gewährleisten:

- Chrome
- Firefox
- Opera
- Safari

Wichtig ist jedoch, dass Sie ihren Browser regelmäßig updaten, um die Sicherheit Ihrer Internetverbindung zu wahren und die vollständige Funktionalität der Online-Wahl zu gewährleisten. Daher sollten die Wähler stets die aktuellste Version ihres Browsers installiert haben.

Weshalb muss ich Cookies erlauben, um das POLYAS-Wahlsystem zu nutzen?

Nach der Anmeldung am Wahlsystem möchte der POLYAS-Server ein Cookie auf dem Rechner des Wählers anlegen. Dieser „Session Cookie“ enthält keine personenbezogenen Daten und wird auch nicht ausgewertet, sondern dient allein zur Stimmabgabe. So kann Polyas sicherstellen, dass die Wähler mit jedem Betriebssystem und jedem Browser online wählen können. Sobald die Wähler ihren Browser nach der Stimmabgabe schließen, wird der Cookie automatisch gelöscht.

Daher sollten die Wähler Cookies erlauben, um von einer höheren Sicherheit während der Stimmabgabe zu profitieren. Die Alternative wäre eine Session-ID, die jedoch von Dritten ausgelesen werden könnte. Das ist bislang bei keiner Polyas Online-Wahlen aufgetreten, dennoch möchte Polyas das Wahlgeheimnis möglichst umfassend schützen.

Können die Wähler ihre Stimme auch über das Smartphone online abgeben?

Ja, ebenso einfach, wie über den Laptop funktioniert die Stimmabgabe auch über das Smartphone. Folgende Browser werden von unserem Online-Wahlsystem unterstützt:

- Chrome
- Safari
- Firefox
- Opera

Auch hier sollten die Wähler darauf achten, dass ihr Smartphone mit der neuesten Version des von ihnen genutzten Browsers ausgestattet ist, um eine sichere Verbindung zum POLYAS-Wahlsystem zu gewährleisten.

Welche Betriebssysteme werden von POLYAS unterstützt?

Da die Wähler für die Online-Stimmabgabe mit POLYAS keine Software herunterladen müssen, sollte es nicht auf das Betriebssystem Ihres Computers oder Smartphones ankommen. Wichtiger sind hierbei die Browser, die unterstützt werden. Unterstützt werden alle gängien Betriebssysteme für PC, Laptop, Smartphone und Tablet. Wichtig ist jedoch, dass Sie eine aktuelle Version Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Gerät installiert haben. So unterstützt POLYAS folgende Browser:

- Firefox
- Chrome
- Opera
- Safari

Die Online-Stimmabgabe

Wie funktioniert die Online-Stimmabgabe?

Die Wahlberechtigten melden sich mit ihren gewohnten Daten im Intranet bzw. in horstl an und können über einen dort platzierten Button zum Online-Wahlsystem von POLYAS gelangen. Das System erkennt die vorangegangene Authentifizierung und leitetet die Wähler zur Stimmabgabe.

Ist die Stimmabgabe mit POLYAS sicher?

Die Wahlsoftware POLYAS CORE 2.5. erfüllt die Anforderungen des internationalen Schutzprofils nach Common Criteria. Das Schutzprofil für sichere Online-Wahlprodukte ist an die im Grundgesetz verankerten Wahlgrundsätze (allgemein, geheim, frei, gleich, unmittelbar) angelehnt.

Wie wird das Wahlgeheimnis der Wähler bei einer Online-Wahl mit POLYAS geschützt?

Nach der Anmeldung des Wählers am Online-Wahlsystem wird zufällig ein anonymes Token generiert, das keinerlei Rückschluss auf seine Identität zulässt. Die Stimmabgabe erfolgt dann anhand dieses Tokens, die Zugangsdaten werden nicht weiter übertragen. Nach der Stimmabgabe wird das Token wieder gelöscht und das Wählerverzeichnis wird informiert, dass für Ihre Daten kein neues Token generiert werden darf.

Außerdem befinden sich das Wählerverzeichnis und die in der Wahlurne abgelegte Stimme auf unterschiedlichen Servern. So stellen wir sicher, dass die Wahlgrundsätze bei einer Wahl mit POLYAS gewahrt bleiben und das Wahlgeheimnis des Wählers geschützt ist.

Wie stellt POLYAS sicher, dass jeder Wähler seine Stimme nur einmal abgeben kann?

Der Wähler meldet sich an mit der Kombination aus seiner ID und seinem Kennwort im POLYAS Online Wahlsystem an. Man kann sich beliebig oft mit dem Kennwort am Online-Wahlsystem anmelden, aber nur einmal seine Stimme verbindlich abgeben. Denn die Stimmabgabe setzt voraus, dass der Wähler über ein Token verfügt. Wird die Stimme abgegeben, wird das Token gelöscht. So wird die doppelte Stimmabgabe verhindert.

Was kann ich tun, wenn im Browser die Fehlermeldung "Dieser Verbindung wird nicht vertraut" angezeigt wird?

In diesem Fall verwendet der Wähler wahrscheinlich eine zu alte Version seines Internetbrowsers. Er sollte zunächst überprüfen, ob Updates für diesen verfügbar sind und sich die aktuelle Version herunterladen. Sollte er weiterhin Probleme bei der Verbindung zum Wahlsystem haben, sollte er hochschulwahlen@hs-fulda.de kontaktieren.

Was ist zu tun, wenn im Browser die Fehlermeldung "Erneute Formular Übermittlung bestätigen" angezeigt wird?

Wahrscheinlich hat der Wähler während der Stimmabgabe auf den Zurück-Button des Browsers geklickt. In diesem Fall kann er sich einfach neu im Wahlsystem anmelden und die Stimmabgabe von Neuem beginnen. Sollten weiterhin Probleme bei der Stimmabgabe auftreten, sollte er hochschulwahlen@hs-fulda.de kontaktieren.

Was geschieht, wenn der Wähler mehr oder weniger Stimmen vergeben hat, als maximal zur Verfügung stehen?

Wenn mehr oder weniger Stimmen vergeben wurden, als dem Wähler nach den Wahlregeln zur Verfügung stehen, wird er vom System darauf hingewiesen. Er hat dann die Möglichkeit seine Stimmabgabe noch einmal zu ändern oder die Stimmabgabe zu bestätigen. Bei einer Bestätigung der Stimmabgabe wird seine Stimme abhängig von den Wahlregeln als ungültig oder als Enthaltung gezählt.

Wann werden die Wähler automatisch aus dem Wahlsystem ausgeloggt?

Wenn sich die Wähler im Wahlsystem eingeloggt haben und für 15 Minuten inaktiv sind, werden sie vom Wahlsystem automatisch ausgeloggt, um ihre Sicherheit und die Sicherheit der Stimmabgabe zu gewährleisten. Die Stimmauswahl wird nicht zwischengespeichert, wenn das Zeitlimit überschritten wird. Der Wähler kann sich in diesem Fall innerhalb des Wahlzeitraums wieder am Wahlsystem anmelden und seine Auswahl erneut treffen.

Was geschieht, wenn der Wähler auf den Button "Stimmabgabe abbrechen" klickt?

Ihre Stimmauswahl wird nicht zwischengespeichert, wenn Sie Ihre Stimmabgabe abbrechen. Sie können sich in diesem Fall innerhalb des Wahlzeitraums wieder am Wahlsystem anmelden und erneut Ihre Auswahl treffen.

Wo stehen die POLYAS Server?

Die Polyas Server stehen ausschließlich in Deutschland. Der Web-Server, der die Anwendung zur Verfügung stellt, ist über das Internet erreichbar und steht hinter einer Firewall in einer DMZ (Demilitarisierte Zone = Netzwerk mit sicherheitstechnisch kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten auf die angeschlossenen Rechner) und wird so gegen Angriffe aus dem Internet geschützt.

Nutzt POLYAS Cloud-Lösungen zur Speicherung von Wahl- und Wählerdaten?

Die Wählerdaten liegen ausschließlich auf den Servern von ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren bzw. in einer nach TCDP 1.0 (Trusted Cloud Data Protection) zertifizierten Cloud in Deutschland.

Inwieweit trackt Polyas das Wählerverhalten im Browser?

Aufgrund der Datenschutzbestimmungen und des Wahlgeheimnisses ist es nicht möglich das Wählerverhalten im Browser zu tracken.

Werden Cookies genutzt?

Ja, allerdings nur von der Anwendung selbst und nicht von anderen Websiten oder Diensten.

Welche Browserversionen unterstützt POLYAS?

Generell gilt, dass unser Wahlsystem kompatibel mit allen gängigen Internetbrowsern funktioniert. So kann Polyas die reibungslose Nutzung des POLYAS-Online-Wahlsystems mit folgenden Browsern gewährleisten:

- Chrome
- Firefox
- Opera
- Safari

Wichtig ist jedoch, dass die Wähler ihren Browser regelmäßig updaten, um die Sicherheit Ihrer Internetverbindung zu wahren.

Wann genau wird das Token für den Wähler erzeugt?

Das Token wird bei der ersten erfolgreichen Anmeldung des Wahlberechtigten am Wahlsystem durch den Validator erzeugt, der es anschließend verschlüsselt an die Wahlurne überträgt. Denn nur auf diese Weise kann eine doppelte Stimmabgabe verhindert werden.

Wie sieht die Sicherheit der Systeme bezüglich der Kundendaten aus?

Polyas setzt auf den hohen Schutz von personenbezogenen Daten. Die Kundendaten befinden sich auf den Servern von ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren bzw. in einer nach TCDP 1.0 (Trusted Cloud Data Protection) zertifizierten Cloud in Deutschland. Generell werden Zugriffsberechtigungen auf Kundendaten durch ein Rollenkonzept eingeschränkt. Es existieren auch entsprechende Archivierungs- und Löschkonzepte.

Darf eine IT-Abteilung Pentests durchführen?

Ja, allerdings nur nach Absprache mit POLYAS.

Welche SSL-Protokoll-Version verwendet POLYAS?

Die URL polyas.com (IP-Adresse: 136.243.32.200) lässt Version TLS 1.0 und alle neueren TLS Versionen zu, damit auch ältere Browserversionen das Wahlsystem im Konfigurator bedienen können. Präferiert genutzt werden jedoch die Versionen TLS 1.1. und TLS 1.2, sofern der Browser diese unterstützt. Das Wahlsystem, das unter vote.polyas.com erreichbar ist, lässt die Version TLS 1.0 nicht mehr zu. Unterstützt werden nur noch die Versionen TLS 1.1. und TLS 1.2.. Im Wahlsystem wird außerdem TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_128_GCM_SHA256 verwendet.

Welche Klasse hat das Serverzertifikat des POLYAS Online-Wahlsystems?

Das POLYAS Online-Wahlsystem verfügt über ein Serverzertifikat der Class 3 (D-TRUST SSL Class 3 CA 1 EV 2009).

Wird Cipher BSI TR-02102-21 (Datenverschlüsselungsstandard BSI) eingehalten?

Ja. POLYAS wendet folgenden Standard in der Verschlüsselung an: Cipher Suite "TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_128_GCM_SHA256".

Werden Zugangsdaten als Salted Hash übertragen?

Nein. Allerdings werden die Zugangsdaten als Salted Hash gespeichert.

Unterstützt POLYAS StartTLS, sodass die Kommunikation der Mailserver verschlüsselt erfolgt?

Start-TLS wird von dem auslieferenden Mailserver bevorzugt verwendet, sodass bei Verfügbarkeit von STARTTLS im SMTP Verbindungsaufbau eine verschlüsselte Übertragung auf dem Transportweg stattfindet.

Nach welchen Standards und Verfahren werden die Zufallszahlen der Anwendung generiert?

Polyas nutzt den Zufallszahlengenerator SecureRandom von Java. Dieser ist erfüllt die "FIPS 140-2, Security Requirements for Cryptographic Modules, section 4.9.1."-Spezifikationen. Das von Polyas verwendete Token ist 128 Bit lang (dies entspricht 32 Hex-Zeichen) und somit in der gleichen Sicherheitsklasse wie die TLS Transportverschlüsselung (AES-128).

1. Wer ist Datenschutzbeauftragte*r bei POLYAS?

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit Polyas Produkten oder der Nutzung der Polyas Website können Sie sich jederzeit auch an die Datenschutzbeauftragte von Polyas wenden. Diese ist unter der E-Mail-Adresse datenschutz@polyas.de erreichbar.

Simone Rosenthal
ISiCO Datenschutz GmbH
Am Hamburger Bahnhof 4
10557 Berlin

2. Welche Arten von Wählerdaten verarbeitet POLYAS?

POLYAS erhebt lediglich Wählerdaten, die für die Durchführung der Wahl notwendig sind. POLYAS befolgt das Prinzip der Datensparsamkeit und beschränkt sich bei der Durchführung der Online-Wahl auf die nötigsten personenbezogenen Daten. Zu den notwendigen Daten zählen zum Beispiel Identifikationsdaten (E-Mailadresse) für eine sichere Authentifizierung, die Angabe, dass der jeweilige Wahlberechtigte seine Stimme abgegeben hat, sowie gegebenenfalls Adressdaten für den Versand von Zugangsdaten. Stimmzettel werden ausschließlich anonym erfasst. Das bedeutet, dass die abgegebene Stimme nicht dem jeweiligen Wähler zugeordnet werden kann.

Wählerdaten, wie Anschrift, Email-Adresse oder Mobilfunknummer, werden ausschließlich über den Wahlleiter generiert. Diese werden für den Versand der Zugansdaten zum Wahlsystem verwendet. Bei Abgabe der Stimme übermittelt der Wähler beispielsweise seine IP Adresse. Diese ist für die Kommunikation mit dem Wahlserver notwendig. Eine Speicherung dieser Daten findet nicht statt.

3. Für welchen Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeitet POLYAS Daten?

POLYAS verarbeitet die Daten für die Durchführung der Wahl unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung und anhand der abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Wahlveranstalter.

4. Wer erhält Zugriff auf die Daten?

Zugriff auf personenbezogene Daten haben nur POLYAS Mitarbeiter- und Dienstleister, die unmittelbar oder mittelbar an Ihrem Wahlvorgang beteiligt sind. Alle Mitarbeiter und Dienstleister von POLYAS haben sich zur Einhaltung aller Datenschutzgrundsätze verpflichtet und sind in geeigneter Weise (z. B. durch Schulungen) mit den Anforderungen des Datenschutzes vertraut gemacht worden. Gemäß den Vorgaben der DSGVO werden alle Vorgänge dokumentiert, in die eine Verarbeitung personenbezogener Daten involviert ist.

5. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Die Speicherdauer der verarbeiteten Daten überschreitet grundsätzlich nicht die erforderliche Dauer für die Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten. Durch ein Löschkonzept mit regelmäßigen Prüfungen der Datenbestände stellt Polyas die Löschung sicher.

6. Welche Datenschutzrechte können Sie geltend machen?

Sie haben bei dem Wahlveranstalter (Verantwortlicher) das Recht:

- über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten
- die Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen
- auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten
- die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken