Hochschulwahlen Wintersemester 2019/2020

Hochschulwahlen - diesmal online!

Hochschulwahlen im Wintersemester 2019/2020

Die Hochschulwahlen zum Senat, zum Studierendenparlament (StuPa), zu den Fachbereichsräten (FBR) und Fachschaftsräten (FSR) finden Ende des Wintersemesters erstmalig als elektronische Wahlen online statt.
 

Welche Gremien gibt es?

Der Senat der Hochschule Fulda besteht aus Mitgliedern aller Gruppen (Professor*innen, wissenschaftlichen und administrativ-technischen Mitarbeiter*innen und Studierenden). Er berät in Angelegenheiten von Forschung, Lehre und Studium, die die gesamte Hochschule betreffen, und von grundsätzlicher Bedeutung sind. Der Senat überwacht die Geschäftsführung des Präsidiums.

Der Fachbereichsrat (FBR) besteht aus Mitgliedern aller Gruppen (Professor*innen, wissenschaftlichen und administrativ-technischen Mitarbeiter*innen und Studierenden). Er berät in Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung eines Fachbereichs und ist insbesondere für den Erlass der Prüfungsordnungen und die Entscheidung über Berufungsvorschläge für neue Professor*innen zuständig.

Das Studierendenparlament (StuPa) besteht aus 19 Studierenden der 8 Fachbereiche. Es ist das höchste beschlussfassende Organ in der studentischen Selbstverwaltung und die gewählte Vertretung aller Studierenden. Es wählt und kontrolliert den Allgemeinen Studierendenausschuss. Das Studierendenparlament beschließt die Satzung der Studierendenschaft und weitere Ordnungen sowie den Haushalt. Darüber hinaus ist das Studierendenparlament auch Ort politischer Debatten über hochschulpolitische Themen und Belange der Studierendenschaft.

Der Fachschaftsrat (FSR) besteht aus Studierenden eines Fachbereichs; er nimmt die fachlichen Belange und hochschulpolitischen Interessen der Studierenden des Fachbereichs wahr.
 

Wer darf wählen?

Alle Studierenden der Hochschule sind wahlberechtigt für den Senat und das Studierendenparlament; die Studierenden eines Fachbereichs wählen die studentischen Vertreter*innen im Fachbereichsrat sowie den Fachschaftsrat.
 

Wann findet die Wahl statt?

Wahltermin ist Dienstag, 28. Januar 2020, 12.00 Uhr bis Dienstag, 11. Februar 2020, 12.00 Uhr.

Die Wahlen zu den Gremien finden erstmalig als elektronische Wahlen online statt. Die Durchführung der Online-Wahlen erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister POLYAS. POLYAS ist der führende Anbieter für digitale Wahlen auf dem deutschen Markt seit 1996. Zu der Wahl erhalten Sie zeitnah weitere Informationen über die verschiedenen Kommunikationskanäle.

Wahlbekanntmachung

Wahlbekanntmachung

1. In diesem Wintersemester sind zu wählen.

- 5 Studierende in den Senat
- je 4 Studierende in die Fachbereichsräte
- 19 Studierende in das Studierendenparlament
- die Fachschaftsräte

2.    Die Wahlen finden erstmalig als elektronische Wahlen online statt.

Der Wahlvorstand hat den Wahltermin festgelegt auf

Dienstag, 28. Januar 2020, 12.00 Uhr bis Dienstag, 11. Februar 2020, 12.00 Uhr

3. Wahlvorschläge sind einzureichen bis

Donnerstag, 05. Dezember 2019, 12.00 Uhr

im Wahlbüro bei Frau Redweik (Geb. 42, Raum 205).

Wahlvorschlagsformulare sind im Internet (Studium – Wegweiser A-Z – Wahlen) erhältlich.

4. Das Wählerverzeichnis wird vom Wahlleiter erstellt und in der Zeit

vom 3. bis 5. Dezember 2019

während der allgemeinen Dienststunden im Wahlbüro (42.205) offengelegt.
 
5. Die Amtszeit beginnt mit dem Sommersemester 2020 ab 1. April 2020. Die Dauer der Amtszeit beträgt 1 Jahr.

gez.
Sonja Redweik
Vorsitzende des Wahlvorstands

Verteiler: AStA, StuPa, alle Fachschaften per E-Mail

FAQ

Voraussetzungen für die Online-Wahl

Benötigen die Wähler besondere Internetkenntnisse, um ihre Stimme mit POLYAS abzugeben?

Sie benötigen keine besonderen Internetkenntnisse, denn die Stimmabgabe mit POLYAS ist intuitiv gestaltet und Ihre Wähler werden Schritt für Schritt durch die Online-Stimmabgabe geleitet. Das Online-Wahlsystem funktioniert als reine Internetanwendung in Ihrem Browser, wie eine Website.

Wenn die Wähler sich mit Ihren Zugangsdaten im POLYAS-Wahlsystem angemeldet haben, werden Sie in
fünf Schritten durch die Stimmabgabe geleitet.

Ist eine besondere Software notwendig, um das Online-Wahlsystem von POLYAS zu nutzen?

Ihre Wähler benötigen keine besondere Software für die Online-Stimmabgabe. Ein Internetzugang und ein E-Mail Account sind ausreichend, um Ihre Stimme online mit POLYAS abzugeben.

Benötige ich einen bestimmten Browser, um meine Stimme online abzugeben?

Generell gilt, dass das POLYAS-Wahlsystem kompatibel mit allen gängigen Internetbrowsern ist. So können wir die reibungslose Nutzung des POLYAS-Online-Wahlsystems mit folgenden Browsern gewährleisten:

- Chrome
- Firefox
- Internet Explorer
- Opera
- Safari

Wichtig ist jedoch, dass Sie ihren Browser regelmäßig updaten, um die Sicherheit Ihrer Internetverbindung zu wahren und die vollständige Funktionalität der Online-Wahl zu gewährleisten. Daher sollten Ihre Wähler stets die aktuellste Version ihres Browsers installiert haben.

Weshalb muss ich Cookies erlauben, um das POLYAS-Wahlsystem zu nutzen?

Nach der Anmeldung am Wahlsystem möchte der POLYAS-Server ein Cookie auf dem Rechner des Wählers anlegen. Dieser „Session Cookie“ enthält keine personenbezogenen Daten und wird auch nicht von uns ausgewertet, sondern dient allein zur Stimmabgabe. So können wir sicherstellen, dass Ihre Wähler mit jedem Betriebssystem und jedem Browser online wählen können. Sobald die Wähler ihren Browser nach der Stimmabgabe schließen, wird der Cookie automatisch gelöscht.

Daher sollten Ihre Wähler Cookies erlauben, um von einer höheren Sicherheit während der Stimmabgabe zu profitieren. Die Alternative wäre eine Session-ID, die jedoch von Dritten ausgelesen werden könnte. Das ist bislang bei keiner unserer Online-Wahlen aufgetreten, dennoch möchten wir, das Wahlgeheimnis möglichst umfassend schützen.

Können die Wähler ihre Stimme auch über das Smartphone online abgeben?

Ja, ebenso einfach, wie über den Laptop funktioniert die Stimmabgabe auch über das Smartphone Folgende Browser werden von unserem Online-Wahlsystem unterstützt:

- Chrome
- Safari
- Internet Explorer
- Firefox
- Opera

Auch hier sollten ihre Wähler darauf achten, dass ihr Smartphone mit der neuesten Version des von Ihnen genutzten Browsers ausgestattet ist, um eine sichere Verbindung zum POLYAS-Wahlsystem zu gewährleisten.

Welche Betriebssysteme werden von POLYAS unterstützt?

Da Ihre Wähler für die Online-Stimmabgabe mit POLYAS keine Software herunterladen müssen, sollte es nicht auf das Betriebssystem Ihres Computers oder Smartphones ankommen. Wichtiger sind hierbei die Browser, die unterstützt werden. Unterstützt werden alle gängien Betriebssysteme für PC, Laptop, Smartphone und Tablet. Wichtig ist jedoch, dass Sie eine aktuelle Version Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Gerät installiert haben. So unterstützt POLYAS folgende Browser:

- Firefox
- Internet Explorer
- Chrome
- Opera
- Safari

Die Online-Stimmabgabe

Wie funktioniert die Online-Stimmabgabe?

Ihre Wähler erhalten alle notwendigen Zugangsdaten (ID und Passwort) sowie die Adresse des Online-Wahlsystems auf dem von Ihnen gewählten Versandweg.

Mithilfe dieser Daten können sich Ihre Wähler einloggen und die Stimmabgabe starten. Im zweiten Schritt der Stimmabgabe werden die Zugangsdaten automatisch anonymisiert.

Nun wird dem Wähler der Stimmzettel angezeigt, den Sie angelegt haben. Per Mausklick kann der Wähler seine Stimme abgeben. Nach einem Klick auf „Weiter“ wird der Stimmzettel dem Wähler noch einmal zur Bestätigung angezeigt. Klickt der Wähler noch einmal auf „Weiter“ ist die Stimmabgabe verbindlich abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden.

Ist die Stimmabgabe mit POLYAS sicher?

Die Wahlsoftware POLYAS CORE 2.2.3. erfüllt die Anforderungen des internationalen Schutzprofils nach Common Criteria. Das Schutzprofil für sichere Online-Wahlprodukte ist an die im Grundgesetz verankerten Wahlgrundsätze (allgemein, geheim, frei, gleich, unmittelbar) angelehnt.

Wie wird das Wahlgeheimnis der Wähler bei einer Online-Wahl mit POLYAS geschützt?

Nach der Anmeldung des Wählers am Online-Wahlsystem wird zufällig ein anonymes Token generiert, das keinerlei Rückschluss auf seine Identität zulässt. Die Stimmabgabe erfolgt dann anhand dieses Tokens, die Zugangsdaten werden nicht weiter übertragen. Nach der Stimmabgabe wird das Token wieder gelöscht und das Wählerverzeichnis wird informiert, dass für Ihre Daten kein neues Token generiert werden darf.

Außerdem befinden sich das Wählerverzeichnis und die in der Wahlurne abgelegte Stimme auf unterschiedlichen Servern. So stellen wir sicher, dass die Wahlgrundsätze bei einer Wahl mit POLYAS
gewahrt bleiben und das Wahlgeheimnis des Wählers geschützt ist.

Wie stellt POLYAS sicher, dass jeder Wähler seine Stimme nur einmal abgeben kann?

Der Wähler meldet sich an mit der Kombination aus seiner ID und seinem Kennwort im POLYAS Online Wahlsystem an. Man kann sich beliebig oft mit dem Kennwort am Online-Wahlsystem anmelden, aber nur einmal seine Stimme verbindlich abgeben. Denn die Stimmabgabe setzt voraus, dass der Wähler über ein Token verfügt. Wird die Stimme abgegeben, wird das Token gelöscht. So wird die doppelte Stimmabgabe verhindert.

Ein Wähler hat seine Zugangsdaten nicht erhalten, was kann ich tun?

Die Zugangsdaten erhalten Ihre Wähler vor Wahlbeginn per E-Mai oder Brief - je nachdem, wie dies von Ihnen als Wahlveranstalter gewünscht wird. Falls einer Ihrer Wähler keine E-Mail erhalten hat, sollte er zunächst im Spam-Ordner seine E-Mail-Postfaches nachsehen. Ebenso sollte er seinen E-Mail Posteingang noch einmal prüfen. Der Absender der E-Mail ist nicht Ihr Wahlveranstalter, sondern POLYAS.

Sollte der Wähler seine Zugangsdaten nicht per E-Mail erhalten haben oder diese noch immer nicht finden, können Sie eine erneute Zusendung der Zugangsdaten im Wahlkonfigurator veranlassen.

Bitte überprüfen Sie Ihre rechtlichen Vorgaben für den Versand der Wahleinladungen. In einigen Fällen ist eine postalische Zustellung zur eindeutigen Authentifizierung der Identität des Wahlberechtigten gefordert. Bitte kontaktieren Sie die POLYAS Wahlexperten für weitere Informationen.

Was kann ich tun, wenn einem meiner Wähler im Browser die Fehlermeldung "Dieser Verbindung wird nicht vertraut" angezeigt wird?

In diesem Fall verwendet der Wähler wahrscheinlich eine zu alte Version seines Internetbrowsers. Er sollte zunächst überprüfen, ob Updates für diesen verfügbar sind und sich die aktuelle Version herunterladen. Sollte er weiterhin Probleme bei der Verbindung zum Wahlsystem haben, kontaktieren Sie bitte Ihren POLYAS Wahlmanager.

Was ist zu tun, wenn im Browser die Fehlermeldung "Erneute Formular Übermittlung bestätigen" angezeigt wird?

Wahrscheinlich hat der Wähler während der Stimmabgabe auf den Zurück-Button des Browsers geklickt. In diesem Fall kann er sich einfach neu im Wahlsystem anmelden, so wie dies in Ihrer Wahleinladung beschrieben wurde, und die Stimmabgabe von Neuem beginnen. Sollten weiterhin Probleme bei der Stimmabgabe auftreten, kontaktieren Sie bitte Ihren POLYAS Wahlmanager.

Was geschieht, wenn der Wähler mehr oder weniger Stimmen vergeben hat, als mir maximal zur Verfügung stehen?

Wenn mehr oder weniger Stimmen vergeben wurden, als dem Wähler nach den Wahlregeln Ihrer Wahl zur Verfügung stehen, wird er vom System darauf hingewiesen. Er hat dann die Möglichkeit seine Stimmabgabe noch einmal zu ändern oder die Stimmabgabe zu bestätigen. Bei einer Bestätigung der Stimmabgabe wird seine Stimme abhängig von den Wahlregeln als ungültig oder als Enthaltung gezählt.

Wann werden meine Wähler automatisch aus dem Wahlsystem ausgeloggt?

Wenn sich die Wähler im Wahlsystem eingeloggt haben und für 15 Minuten inaktiv sind, werden sie vom Wahlsystem automatisch ausgeloggt, um ihre Sicherheit und die Sicherheit der Stimmabgabe zu gewährleisten. Die Stimmauswahl wird nicht zwischengespeichert, wenn das Zeitlimit überschritten wird. Der Wähler kann sich in diesem Fall innerhalb des Wahlzeitraums wieder am Wahlsystem anmelden und seine Auswahl erneut treffen.

Was geschieht, wenn der Wähler auf den Button "Stimmabgabe abbrechen" klickt?

Ihre Stimmauswahl wird nicht zwischengespeichert, wenn Sie Ihre Stimmabgabe abbrechen. Sie können sich in diesem Fall innerhalb des Wahlzeitraums wieder am Wahlsystem anmelden und erneut Ihre Auswahl treffen.

Informationen zur IT-Sicherheit

Wo stehen die POLYAS Server?

Unsere Server stehen ausschließlich in Deutschland. Der Web-Server, der die Anwendung zur Verfügung stellt, ist über das Internet erreichbar und steht hinter einer Firewall in einer DMZ (Demilitarisierte Zone = Netzwerk mit sicherheitstechnisch kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten auf die angeschlossenen Rechner) und wird so gegen Angriffe aus dem Internet geschützt.

Nutzt POLYAS Cloud-Lösungen zur Speicherung von Wahl- und Wählerdaten?

Die Wählerdaten liegen ausschließlich auf den Servern von ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren bzw. in einer nach TCDP 1.0 (Trusted Cloud Data Protection) zertifizierten Cloud in Deutschland.

Inwieweit tracken Sie das Wählerverhalten im Browser?

Aufgrund der Datenschutzbestimmungen und des Wahlgeheimnisses ist es nicht möglich das Wählerverhalten im Browser zu tracken.

Werden Cookies genutzt?

Ja, allerdings nur von der Anwendung selbst und nicht von anderen Websiten oder Diensten.

Welche Browserversionen unterstützt POLYAS?

Generell gilt, dass unser Wahlsystem kompatibel mit allen gängigen Internetbrowsern funktioniert. So können wir die reibungslose Nutzung des POLYAS-Online-Wahlsystems mit folgenden Browsern gewährleisten:

- Chrome
- Firefox
- Internet Explorer
- Opera
- Safari

Wichtig ist jedoch, dass die Wähler ihren Browser regelmäßig updaten, um die Sicherheit Ihrer Internetverbindung zu wahren.

Wann genau wird das Token für den Wähler erzeugt?

Das Token wird bei der ersten erfolgreichen Anmeldung des Wahlberechtigten am Wahlsystem durch den Validator erzeugt, der es anschließend verschlüsselt an die Wahlurne überträgt. Denn nur auf diese Weise kann eine doppelte Stimmabgabe verhindert werden.

Wie sieht die Sicherheit der Systeme bezüglich der Kundendaten aus?

Wir setzen auf den hohen Schutz von personenbezogenen Daten. Die Kundendaten befinden sich auf den Servern von ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren bzw. in einer nach TCDP 1.0 (Trusted Cloud Data Protection) zertifizierten Cloud in Deutschland. Generell werden Zugriffsberechtigungen auf Kundendaten durch ein Rollenkonzept eingeschränkt. Es existieren auch entsprechende Archivierungs- und Löschkonzepte.

Darf unsere IT-Abteilung Pentests durchführen?

Ja, allerdings nur nach Absprache mit POLYAS.

Welche SSL-Protokoll-Version verwendet POLYAS?

Die URL polyas.com (IP-Adresse: 136.243.32.200) lässt Version TLS 1.0 und alle neueren TLS Versionen zu, damit auch ältere Browserversionen das Wahlsystem im Konfigurator bedienen können. Präferiert genutzt werden jedoch die Versionen TLS 1.1. und TLS 1.2, sofern der Browser diese unterstützt. Das Wahlsystem, das unter vote.polyas.com erreichbar ist, lässt die Version TLS 1.0 nicht mehr zu. Unterstützt werden nur noch die Versionen TLS 1.1. und TLS 1.2.. Im Wahlsystem wird außerdem TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_128_GCM_SHA256 verwendet.

Welche Klasse hat das Serverzertifikat des POLYAS Online-Wahlsystems?

Das POLYAS Online-Wahlsystem verfügt über ein Serverzertifikat der Class 3 (D-TRUST SSL Class 3 CA 1 EV 2009).

Wird Cipher BSI TR-02102-21 (Datenverschlüsselungsstandard BSI) eingehalten?

Ja. POLYAS wendet folgenden Standard in der Verschlüsselung an: Cipher Suite "TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_128_GCM_SHA256".

Werden Zugangsdaten als Salted Hash übertragen?

Nein. Allerdings werden die Zugangsdaten als Salted Hash gespeichert.

Unterstützt POLYAS StartTLS, sodass die Kommunikation der Mailserver verschlüsselt erfolgt?

Start-TLS wird von dem auslieferenden Mailserver bevorzugt verwendet, sodass bei Verfügbarkeit von STARTTLS im SMTP Verbindungsaufbau eine verschlüsselte Übertragung auf dem Transportweg stattfindet.

Nach welchen Standards und Verfahren werden die Zufallszahlen der Anwendung generiert?

Wir nutzen den Zufallszahlengenerator SecureRandom von Java. Dieser ist erfüllt die "FIPS 140-2, Security Requirements for Cryptographic Modules, section 4.9.1."-Spezifikationen. Das von uns verwendete Token ist 128 Bit lang (dies entspricht 32 Hex-Zeichen) und somit in der gleichen Sicherheitsklasse wie die TLS Transportverschlüsselung (AES-128).

Datenschutz

1. Wer ist Datenschutzbeauftragte*r bei POLYAS?

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit unseren Produkten oder der Nutzung unserer Website können Sie sich jederzeit auch an unsere Datenschutzbeauftragte wenden. Diese ist unter der E-Mail-Adresse datenschutz@polyas.de erreichbar.

Simone Rosenthal
ISiCO Datenschutz GmbH
Am Hamburger Bahnhof 4
10557 Berlin

2. Welche Arten von Wählerdaten verarbeitet POLYAS?

POLYAS erhebt lediglich Wählerdaten, die für die Durchführung der Wahl notwendig sind. POLYAS befolgt das Prinzip der Datensparsamkeit und beschränkt sich bei der Durchführung der Online-Wahl auf die nötigsten personenbezogenen Daten. Zu den notwendigen Daten zählen zum Beispiel Identifikationsdaten (E-Mailadresse) für eine sichere Authentifizierung, die Angabe, dass der jeweilige Wahlberechtigte seine Stimme abgegeben hat sowie gegebenenfalls Adressdaten für den Versand von Zugangsdaten. Stimmzettel werden ausschließlich anonym erfasst. Das bedeutet, dass die abgegebene Stimme nicht dem jeweiligen Wähler zugeordnet werden kann.

Wählerdaten, wie Anschrift, Email-Adresse oder Mobilfunknummer, werden ausschließlich über den Wahlleiter generiert. Diese werden für den Versand der Zugansdaten zum Wahlsystem verwendet. Bei Abgabe der Stimme übermittelt der Wähler beispielsweise seine IP Adresse. Diese ist für die Kommunikation mit dem Wahlserver notwendig. Eine Speicherung dieser Daten findet nicht statt.

3. Für welchen Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeitet POLYAS Daten?

POLYAS verarbeitet die Daten für die Durchführung der Wahl unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung und anhand der abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Wahlveranstalter.

4. Wer erhält Zugriff auf die Daten?

Zugriff auf personenbezogene Daten haben nur POLYAS Mitarbeiter- und Dienstleister, die unmittelbar oder mittelbar an Ihrem Wahlvorgang beteiligt sind. Alle Mitarbeiter und Dienstleister von POLYAS haben sich zur Einhaltung aller Datenschutzgrundsätze verpflichtet und sind in geeigneter Weise (z. B. durch Schulungen) mit den Anforderungen des Datenschutzes vertraut gemacht worden. Gemäß den Vorgaben der DSGVO werden alle Vorgänge dokumentiert, in die eine Verarbeitung personenbezogener Daten involviert ist.

5. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Die Speicherdauer der verarbeiteten Daten überschreitet grundsätzlich nicht die erforderliche Dauer für die Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten. Durch ein Löschkonzept mit regelmäßigen Prüfungen der Datenbestände stellen wir die Löschung sicher.

6. Welche Datenschutzrechte können Sie geltend machen?

Sie haben bei dem Wahlveranstalter (Verantwortlicher) das Recht:

- über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten
- die Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu verlangen
- auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten
- die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken

Sonja Redweik

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