Studentische Hilfskräfte

1.    Wie kann ich als studentische Hilfskraft beschäftigt werden?
Gemäß § 82 Hessisches Hochschulgesetz können Studierende, die an einer Hochschule in einem Studiengang immatrikuliert sind, der zu einem ersten oder weiteren berufsqualifizierenden Hochschulabschluss führt, nebenberuflich bis zur Dauer von insgesamt sechs Jahren beschäftigt werden. Studentische Hilfskräfte unterstützen Studierende durch Tutorien in ihrem Studium und erbringen Dienstleistungen in Forschung und Lehre sowie studiennahe Dienstleistungen, die zugleich der eigenen wissenschaftlichen Weiterbildung dienen. Der Studierendenstatus ist durch eine aktuelle Studienbescheinigung nachzuweisen.

1.    Wo finde ich die Stellenausschreibungen?
Die Ausschreibung der Stellen für studentische Hilfskräfte erfolgt auf der Homepage der Hochschule Fulda und per Aushang in den jeweiligen Fachbereichen/Abteilungen.

2.    Wie erfolgt meine Einstellung?
Die Personalauswahl und der Abschluss des Arbeitsvertrages erfolgt im jeweiligen Fachbereich oder Abteilung. Vor Beschäftigung muss ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen werden, dieser muss vor Einstellungstermin mit allen erforderlichen Unterlagen in der Abteilung Personalmanagement vorliegen, damit eine Zahlung der Vergütung im entsprechenden Monat erfolgen kann.

3.    Welche Unterlagen muss ich einreichen?
Bei einer Einstellung oder einem Wiedereintritt (ab einem Tag Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses):

• Arbeitsvertrag
• Personalbogen (Deutsch, Englisch)
• Ggf. Aufenthaltstitel bei Nicht-EU-Bürgern
• Studienbescheinigung
• Fragebogen zur Beurteilung der Sozialversicherungspflicht (Deutsch, Englisch)
• Selbstauskunft für das Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale-Verfahren (ELStAM) - (Deutsch, Englisch)
• Ggf. Hochschulzeugnis

Bei einer Vertragsverlängerung:

• Arbeitsvertrag
• Studienbescheinigung
• Fragebogen zur Beurteilung der Sozialversicherungspflicht - (Deutsch, Englisch)

Änderungen von persönlichen Daten sind unverzüglich der Abteilung Personalmanagement zu melden. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen Adressänderungen mitgeteilt werden, damit Unterlagen, z. B. Entgeltabrechnungen, nachgesandt werden können.

4.    Was muss ich als studentische Hilfskraft mit ausländischer Staatsangehörigkeit beachten?
Studierenden aus Nicht-EU-Staaten (außer Schweiz und EWR) dürfen nur mit gültigem Aufenthaltstitel beschäftigt werden. Verträge können nur für einen Zeitraum abgeschlossen werden, in dem ein gültiger Aufenthaltstitel vorliegt.

5.    Kann ich mehrere Beschäftigungen parallel ausüben?
Jeder Hilfskraft ist es freigestellt, mehrere Arbeitsverhältnisse einzugehen. Bestehen außerhalb der Hochschule Fulda weitere Beschäftigungen, so ist dies dem Personalmanagement mitzuteilen, damit sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Fragen geklärt werden können. Näher Informationen finden Sie hier.
Liegen mehrere Verträge der Hochschule Fulda vor, zählt dies als ein Arbeitsverhältnis. Hierbei ist zu beachten, dass die Höchststundenzahl von 82 Stunden an der Hochschule Fulda nicht überschritten werden darf.

1.    Wie sollte meine Vertragslaufzeit gestaltet sein?
Das Beschäftigungsverhältnis soll in der Regel für 1 Jahr geschlossen werden; in begründeten Fällen können kürzere oder längere Zeiträume vereinbart werden.

2.    Wie lange kann ich als studentische Hilfskraft beschäftigt werden?
Gemäß § 82 Hessisches Hochschulgesetz ist die Beschäftigung von studentischen Hilfskräften bis zu einer Dauer von 6 Jahren möglich. Hierbei werden nur die tatsächlichen Beschäftigungszeiträume berücksichtigt.

1.    Mit welchem Beschäftigungsumfang kann ich als studentische Hilfskraft beschäftigt werden?
Der Mindestbeschäftigungsumfang beträgt ab 01.02.2025 grundsätzlich 10 Wochenstunden; in begründeten Fällen können kürzere oder längere Wochenstunden vereinbart werden.

2.    Wann und wo muss ich meine Arbeitszeitdokumentation einreichen?
Die Arbeitszeitdokumentation ist jeweils zum Ende des Monats im entsprechenden Fachbereich oder in der jeweiligen Abteilung einzureichen.

1.    Welche Vergütung erhalte ich als studentische Hilfskraft pro Stunde?

2.    Wann wird mein Entgelt ausgezahlt?
Die Auszahlung des Entgelts erfolgt am letzten Tag des Monats für den laufenden Kalendermonat durch die Hochschulbezügestelle in Kassel.

3.    Woher bekomme ich meinen Entgeltnachweis?
Der Entgeltnachweis wird von der Bezügestelle per Post versandt. Hierbei ist zu beachten, dass der Entgeltnachweis nur bei Anmeldung oder bei Änderung des Entgelts erstellt wird.

1.    Welche Sozialversicherungen können beim Abschluss eines studentischen Hilfskraftvertrages für mich anfallen?
Zur Sozialversicherung gehören, die Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
Studentische Hilfskräfte sind grundsätzlich im Mini- und Werkstudentenjob frei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Nur bei der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht.
Bei weiteren Fragen zur Sozialversicherung, kontaktieren sie bitte ihre zuständige Krankenkasse.

2.    Kann ich mich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen?
Im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung (556 €-Minijob) besteht die Möglichkeit, sich von der Rentenversicherung befreien zu lassen. Die Vorteile und Konsequenzen der Befreiung finden Sie hier.

3.    Kann ich bei einem Arbeitgeber die Befreiung in der Rentenversicherung beantragen und bei einem anderen Arbeitgeber nicht?
Nein. Der Antrag auf Befreiung der Rentenversicherung kann bei mehreren geringfügigen Beschäftigungen nur einheitlich gestellt werden und ist für die Dauer der Beschäftigungen
bindend. Der Befreiungsantrag gilt sodann für die Dauer aller im Zeitpunkt und auch danach aufgenommenen geringfügig entlohnten Beschäftigungen. Er verliert seine Wirkung erst dann, wenn keine geringfügig entlohnte Beschäftigung mehr ausgeübt wird.

4.    Was ist zu beachten, wenn ich keinen Antrag auf Befreiung in der Rentenversicherung gestellt habe und mein Arbeitsentgelt unter 175 € liegt?
Der volle Beitragssatz zur Rentenversicherung beträgt 18,6 % des Bruttoentgelts, dieser ergibt sich aus 15% Arbeitgeberanteil und 3,6 % Arbeitnehmeranteil. Zu beachten ist, dass der volle Rentenversicherungsbeitrag von mindestens einem Arbeitsentgelt in Höhe von 175,00 € zu zahlen ist. Der Beitragsanteil des Arbeitgebers in Höhe von 15 % ist jedoch nur aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen – der Beschäftigte trägt die Differenz. Weitere Informationen finden Sie hier.

Beispiel: monatlicher Verdienst in Höhe von 100 €.
Hier gilt der Mindestbeitrag zur Rentenversicherung: 32,55 € (18,6 % der Mindestbeitragsbemessungsgrundlage von 175 €)

Monatlich bezahlt also:

• der Arbeitgeber 15 € (15 % des tatsächlichen Verdienstes) und
• der Minijobber 17,55 € (Gesamtbeitrag 32,55 € minus 15 € Arbeitgeberanteil).

5.    Wann ist meine Beschäftigung geringfügig?
Eine geringfügige Beschäftigung wird unterteilt in eine kurzfristige Beschäftigung oder in eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Minijob):

Kurzfristige Beschäftigung
Eine kurzfristige Beschäftigung darf im Laufe eines Kalenderjahres nicht mehr als drei Monate oder 70 Arbeitstage dauern. Die Zeiten von Vorarbeitgebern werden im laufenden Kalenderjahr mit angerechnet. Die Höhe des Verdienstes spielt dabei keine Rolle. Der Job ist also nicht dauerhaft oder regelmäßig, sondern nur gelegentlich. Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Geringfügige Beschäftigung (Minijob)
Geringfügig entlohne Beschäftigungen sind die sogenannten Minijobs. Hierbei darf der Verdienst nicht mehr als 556 Euro pro Monat betragen. Auf die wöchentliche Arbeitszeit und die Anzahl der monatlichen Arbeitstage kommt es nicht an.

6.    Kann ich mehrere Minijobs bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausüben?
Wer keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung hat, kann in zwei und mehr Minijobs gleichzeitig für verschiedene Arbeitgeber tätig sein. Voraussetzung ist, dass der Verdienst insgesamt 556 € monatlich nicht übersteigt. Liegt der Verdienst über dieser Grenze, werden alle Jobs versicherungspflichtig und sind damit keine Minijobs mehr. Nähere Informationen finden Sie hier.

7.    Woher erhalte ich die Versicherungsnummer ehemals Sozialversicherungsnummer?
Die Versicherungsnummer befindet sich auf dem Versicherungsnummernnachweis ehemals Sozialversicherungsausweis oder ggf. auf der letzten Gehaltsabrechnung.
Sofern die Versicherungsnummer nicht bekannt ist, wird diese automatisch nach Einstellung durch die Deutsche Rentenversicherung generiert.

8.    Benötige ich eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse?
Eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse ist nicht mehr erforderlich. Es reicht aus, wenn der Name, Sitz der Krankenkasse und die Art der Versicherung in dem Fragebogen zur Beurteilung der Sozialversicherungspflicht angegeben wird.

9.    Kann ich familienversichert bleiben, wenn ich einen Minijob habe?
Liegt der Verdienst im Minijob nicht über 556 € pro Monat, besteht in der Regel weiterhin die Möglichkeit familienversichert zu bleiben. Weitere beitragspflichtige Einkünfte dürfen als Familienversicherte*r nicht erfolgen. Nähere Auskünfte geben die zuständigen Krankenkassen.

10.  Wann ist meine Beschäftigung ein sogenannter Werkstudentenjob?
Ein Werkstudentenjob ist eine Tätigkeit, die neben einem Studium ausgeübt wird. In einem Werkstudentenjob liegt der Verdienst regelmäßig über 556 € im Monat und die Beschäftigung ist nicht nur bis zu drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr befristet. Der Vorteil: Werkstudentenjobs sind nur versicherungspflichtig in der Rentenversicherung und versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Bei Familienversicherten ist im Vorfeld mit der zuständigen Krankenkasse zu klären, ob durch den Werkstudentenjob eine Änderung in der Krankenversicherung erfolgt. Weitere Informationen finden Sie hier.

1.    Wo erhalte ich die Steuer-Identifikationsnummer?
Die Steuer-ID erhält man bereits bei der Geburt. Auf dem Einkommensteuerbescheid oder auf der Lohnsteuerbescheinigung ist sie ebenfalls zu finden. Ist diese nicht bekannt, kann die Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern anfordert werden.

2.    Wie erhalte ich mit ausländischer Staatsangehörigkeit eine Steuer-Identifikationsnummer?
Nach Meldung beim Einwohnermeldeamt, wird die Steuer-ID von der BZSt vergeben. Personen die nicht in Deutschland gemeldet sind, aber in Deutschland Einkünfte beziehen, müssen sich mit dem für Sie zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen.

3.    Ist mein Minijob steuerpflichtig?
Ja, auch ein Minijob ist steuerpflichtig. Der Arbeitgeber entscheidet, welche Art der Besteuerung angewandt werden soll. Die Versteuerung der Hochschule Fulda erfolgt individuell über die Steuerklasse der Arbeitnehmer.

Weitere Informationen finden Sie hier.

4.    Wer ist mein Hauptarbeitgeber?
Besteht kein weiteres Beschäftigungsverhältnis bei einem anderen Arbeitgeber, so ist die Hochschule Fulda der Hauptarbeitgeber (das Studium zählt nicht als Hauptbeschäftigung).

5.    Was gebe ich in der Selbstauskunft für das Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale-Verfahren (ELStAM) an, wenn ich eine weitere Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber habe?

Vorab ist zu klären: Wird das Arbeitsverhältnis des anderen Arbeitgebers pauschaliert? Die Auskunft ist beim jeweiligen Arbeitgeber zu erfragen oder auf der Gehaltsabrechnung ersichtlich.
Sollte der andere Arbeitgeber pauschalieren, kann an der Hochschule Fulda das Hauptarbeitsverhältnis (Lohnsteuerklasse I-V) gewählt werden.
Wenn der andere Arbeitgeber nicht pauschaliert, empfiehlt sich das Arbeitsverhältnis mit der höheren Vergütung als Hauptarbeitsverhältnis und das andere Arbeitsverhältnis mit Nebenarbeitsverhältnis (Lohnsteuerklasse VI) zu wählen.

Weitere Informationen finden Sie hier.

6.    Was passiert, wenn ich weder Haupt- noch Nebenarbeitsverhältnis auf der Selbstauskunft für das Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale-Verfahren (ELStAM) ankreuze?
Die Abrechnung erfolgt, durch die Bezügestelle, als Nebenarbeitsverhältnis mit der Steuerklasse VI.

1.    Wann endet mein Arbeitsverhältnis?
Das Beschäftigungsverhältnis endet mit der im Arbeitsvertrag bestimmten Frist, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Das Beschäftigungsverhältnis als studentische Hilfskraft endet automatisch mit der Exmatrikulation. Als Nachweis ist die Exmatrikulationsbescheinigung dem Personalmanagement einzureichen.

2.    Kann ich oder die Hochschule Fulda das Arbeitsverhältnis vorzeitig beenden?
Beide Vertragsparteien sind berechtigt das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Die Kündigung des Vertrages bedarf der Schriftform.

Kündigungsfrist studentische Hilfskraft:

• 4 Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats

Kündigungsfrist Arbeitgeber, wenn das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber:

• zwei Jahre bestanden hat, einen Monat zum Ende eines Kalendermonats
• fünf Jahre bestanden hat, zwei Monate zum Ende eines Kalendermonats

Im Einvernehmen beider Parteien kann der Arbeitsvertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist aufgelöst werden. Rückwirkende Auflösungen sind nicht möglich.

1.    Habe ich Anspruch auf Urlaub und wie hoch ist mein Anspruch?
Der Anspruch auf Urlaub ergibt sich für Hilfskräfte aus dem Bundesurlaubsgesetz. Es besteht ein Jahresurlaubsanspruch bei einer 6 Tage Woche 24 Werktage pro Jahr. Dieser wird automatisch bei der monatlichen Arbeitszeitdokumentation berechnet und von der zu leistenden Arbeitszeit abgezogen.

2.    Wo und was muss ich bei Krankheit melden?
Die Arbeitsunfähigkeit ist vor Beginn der Arbeitszeit an die Vorgesetzte* zu melden.
Bei Arbeitsunfähigkeit ist ab dem ersten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich.
Der exakte Zeitraum (von TT:MM:JJJJ bis TT:MM:JJJJ, Erst- oder Folgebescheinigung), den der Arzt an die Krankenkasse übermittelt, ist per Mail/Telefon an die zuständigen Personen im (Fach-) Bereich unverzüglich mitzuteilen.
Bei Privatversicherten ist zusätzlich eine ärztliche Bescheinigung einzureichen.

Eine Mitteilung, über den Wiedereintritt nach der Arbeitsunfähigkeit, ist an die zuständigen Personen im (Fach-) Bereich zu melden.

3.    Was muss ich bei einer Schwangerschaft beachten?
Nach § 15 MuSchG sollen werdende Mütter dem Arbeitgeber ihre Schwangerschaft und den mutmaßlichen Tag der Entbindung mitteilen. Als Nachweis der Schwangerschaft reicht die Kopie des Mutterpasses aus, es ist keine gesonderte Bescheinigung des Arztes mehr erforderlich. Die gesetzlichen Schutzfristen betragen in der Regel vor der Entbindung 6 Wochen und 8 Wochen nach Entbindung. Weitere Schritte werden individuell mit der studentischen Hilfskraft besprochen. (Gefährdungsbeurteilung)

4.    Was muss ich bei einer Schwerbehinderung beachten?
Die Angabe der Schwerbehinderung sowie der Grad der Behinderung (ab 50 Grad) ist dem Personalmanagement mitzuteilen. Dies ist durch den Schwerbehindertenausweis bzw. Gleichstellungsbescheid nachzuweisen. Weitere Schritte werden individuell mit der studentischen Hilfskraft besprochen.